YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

MİSYON:  Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerle belirlenen tüm görevleri, katılımcılık ve şeffaflık ilkeleri çerçevesinde yürütmek, özellikle değişen mevzuatları takip ederek, bu konuda görevli personelleri bilgilendirmek ve iş performansını yükseltmek.

VİZYON:  Çağdaş, güvenilir, katılımcı, yönetim anlayışını geliştirmiş, çalışanların görevleri ile ilgili sorunları en aza indiren, hizmette başarıyı esas alan, Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde her türlü kurumsal yapılanmasını tamamlamış, verimliliğe, gelişmeye, teknolojiye ve katılımcılığa açık anlayışı olan, çalışma prensibine değer veren ve yaptığı çalışmalarla örnek teşkil eden öncü bir birim olmak.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ FAALİYETLERİ

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görev ve Sorumlulukları

1.     Belediyenin karar organları olan, Meclisin, Başkanlığın ve Encümenin çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak,

2.     Alınan kararların yazılması, kaydedilmesini, ilgililere duyurulmasını ve arşivlenmesini temin etmek,

3.     Gelen evrakın ilgililere tebliğini sağlamak

             Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri

  BELEDİYE MECLİSİ İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

1.     Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere, Belediye Birimleri ve Başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşmasını sağlamak,

2.     Meclis toplantı gündeminin yasal süresi içinde üyelere ulaştırılmasını sağlamak,

3.     Meclisten komisyonlara gönderilen konuların komisyonlardaki seyrinin takip edilerek hazırlanan raporun meclise sunulmasını sağlamak,

4.     Komisyonlarda görüşülerek hazırlanan komisyon raporunun yazdırılması, çoğaltılması ve meclis üyelerine zamanında dağıtılmasını sağlamak,

5.     Meclis kararlarının tutanaklara uygun olarak yazılıp, kontrol edilerek Meclis Başkanı ve Meclis divan kâtiplerine imzalatılmasını sağlamak,

6.     Meclis kararlarının yasal süresi içinde, gerekli mercilere gönderilmesi, gerekli mercilerin onayından sonra ilgili birimine gönderilmesini sağlamak,

7.     Belediye Meclisinin çalışmalarında Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği başta olmak üzere, diğer mevzuatın takip ve uygulanmasını sağlamak,

8.     Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlık Divanına sunulan yazılı önergelerin gereği yapılma sürecindeki iş ve işlemleri takip etmek,

9.     Meclis Karar ve Komisyon defterlerinin düzenlenerek kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

10. Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek,

11. Meclis karar özetlerinin usulüne uygun olarak ilan edilmesini sağlamak,

12. Meclisince kabul edilen karar, tutanak ve komisyon raporlarının imzalanmış birer asıl nüshalarının dayanakları ile birlikte arşivlenmesi,

13. Mümkün olduğunca görevleriyle ilgili toplantılara (meclis, encümen vs.) katılarak çalışmaların sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

BELEDİYE ENCÜMENİ İLE İLGİLİ GÖREVLER

1.     Encümende görüşülmek üzere, birimlerden encümene havaleli olarak gelen evrakların kayda alınarak encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak.

2.     Gündemin toplantıdan önce encümen üyelerine teslim edilmesini sağlamak.

3.     Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı ve sonradan eklenti olmaması asıldır. Çıkıntı düzeltme var ise üzerlerinin mühürlenmesini, paraflanmasını, daksil kullanılmamasını sağlamak.

4.     Raportörlere yöneltilen tüm işlerin gizlilik içinde yürütülmesini sağlamak,

5.     Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar Defterine yazmak.

6.     Encümen Kararına muhalefet eden üyenin muhalefet gerekçesini yazılı olarak almak, karara muhalefet nedenlerini karar metnine ve karar defterine aynen yazmak.

1.     Belediye encümenince alınan kararların metin haline getirilmesi ile hazırlanan karar metinlerinin Encümen Başkanı ve Encümen üyelerine imzalatılarak, encümen karar defterine yazılması ve süresi içerisinde gereği yapılmak üzere ilgili birimlerine gönderilmesi.

2.     Toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanan encümen kararlarından birer adet asıl nüshasını dayanak belgeleri ile birlikte bir dosyada tarih ve numara sırasına göre muhafaza edilmesini (arşivlenmesini) sağlamak.

3.     2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Encümen İhale Komisyonu sıfatı ile toplandığından, bu konuda alınacak karar ve tutulacak tutanakların kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, alınan kararın encümen karar defterine yazılmasını sağlamak.

GENEL EVRAK VE İDARİ İŞLERLE İLGİLİ GÖREVLER

1.     Belediye Başkanlığına gelen-giden evrakın kayıt, dağıtım ve havale yerlerine gönderme,

2.     Açık Kapı, KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta ) ,UETS( Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi ) ve CİMER üzerinden gelen evrakların kabulü yapılarak ilgili Müdürlüklere dağıtımını sağlamak.

Yazı İşleri Müdürlüğüne Bağlı Birimler

• ÇÖZÜM NOKTASI

·      Vatandaş dilekçelerini ilgili birim müdürlüklerine yönlendirilmesi sağlar.

·        İLETİŞİM : (0358) 2188000 - (DAHİLİ) 501-502-503

·        ÇÖZÜM NOKTASI : (DAHİLİ) 320

Özgeçmiş

12.02.1967'de Amasya' da doğdu. Amasya Lisesi mezunu olup 1992'de Amasya Belediyesi'nde Memur olarak işe başladı. Uzun yıllar Mali Hizmetler Müdürlüğü'nde Tahsilat Şefi olarak çalıştı. 2024'de Yazı İşleri Müdür Vekili olarak atanarak görevine devam etmektedir. Evli ve 2 çocuk annesidir.