Yazı İşleri Müdürlüğü
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
- Belediye Başkanlığı'na gelen ve giden yazıları kaydetmek, giden yazıları göndermek, takibini yapmak, elektronik ortamda etkin belge yönetim sistemini ilgili birimlerle koordineli olarak iletişim kurmak ve işletilmesini sağlamak,
- Açık Kapı, KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta ) ,UETS( Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi ) ve CİMER üzerinden gelen evrakların kabulü yapılarak ilgili Müdürlüklere dağıtımını sağlamak.
- Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, iş ve işlemlerini geçerli mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir. Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, Meclis toplantılarını süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, Meclis toplantı tutanaklarını tutar, gündemdeki dosyaları sisteme işler, toplantıları kayda alır, kayıtların kaset çözümlemesini yapar ve arşivler. Meclis Kararlarının yazılımını sağlar, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarını ilgili birimlere intikalini sağlar ve birer nüshasını arşivler. Karar Özetlerini ilgili birimlere ulaştırır. Meclis kararları ve gündemini internette yayınlatır. Ayrıca Belediye Başkanı tarafından Encümen üyesi olarak görevlendirilen Yazı İşleri Müdürü, mahiyetinde çalışan elemanlar aracılığı ile encümenin çalışma koşullarını ve karar alınmasını ve uygulanmasını sağlar. İlgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler.
ÇÖZÜM NOKTASI
- Vatandaş dilekçelerini ilgili birim müdürlüklerine yönlendirilmesi sağlar.
- İLETİŞİM (DAHİLİ) : 501-502-503
- ÇÖZÜM NOKTASI : 320
Ayhan KIZILÇAY
Özgeçmiş
12.02.1967'de Amasya' da doğdu. Amasya Lisesi mezunu olup 1992'de Amasya Belediyesi'nde Memur olarak işe başladı. Uzun yıllar Mali Hizmetler Müdürlüğü'nde Tahsilat Şefi olarak çalıştı. 2024'de Yazı İşleri Müdür Vekili olarak atanarak görevine devam etmektedir. Evli ve 2 çocuk annesidir.
